Si un lien de paiement de régularisation affiche une erreur c'est qu'il a expiré ou qu'il n'est plus valable. Pour que l'adhérent(e) puisse régulariser son impayé vous devez lui générer un nouveau lien, pour le faire payer sur place ou lui envoyer par email.
Méthodes pour créer un nouveau lien de paiement de régularisation
Facture : création d'une facture "manuelle" pour renseigner le nom exact de la facture impayée
Balance : modification du solde pour faciliter l'envoi du lien de paiement, la facture s'intitulera "Régularisation de votre abonnement"
I - Création d'une facture pour générer un nouveau lien de paiement
Adhérents -> Fiche de l'adhérent(e) :
Pour créer la facture, la procédure est la même que pour la vente d'une formule à partir du profil d'un(e) adhérent(e) :
1 - Cliquer sur le "+" en haut à droite puis dans "Type d'achat" choisir "Autre"
2 - Sélectionner le moyen de paiement dans le déroulant "Règlement" puis renseigner une description : de préférence le même nom que l'impayé, un montant puis cliquer sur valider
3 - La fenêtre "Personnaliser l'encaissement" s'ouvre : cliquer sur valider pour encaisser le paiement sur place immédiatement, ou sur "Fermer" pour pouvoir ensuite l'envoyer par email.
4 - Pour envoyer le nouveau lien de régularisation par email : se rendre dans le sous-menu "Paiements" de la fiche, cliquer sur les "..." devant la transaction puis sur "Envoyer par email"
II - Ajuster le solde de la balance pour générer un nouveau lien de paiement
Adhérents -> Fiche de l'adhérent(e) :
Pour ajouter le solde négatif sur la balance pour générer un nouveau lien :
1 - Cliquer sur l'icone "Modifier la balance" pour déclencher la fenêtre "Ajuster la balance" puis indiquer le montant à déduire dans la case "Ajouter du débit à la balance"
2 - Pour terminer la mise à jour du solde de la balance cliquer sur "Changer"
Le solde a bien été mis à jour et affiche le montant de la dette. Pour envoyer un nouveau lien de régularisation valable : cliquez sur le bouton "Envoyer" présent au dessus de la balance.
Une fois le paiement régularisé par le client : la balance affichera un solde à "0" avec une couleur verte. La transaction de régularisation apparaitra comme "Payé", vous pourrez à ce moment supprimer l'ancienne transaction avec le lien de régularisation expiré (rappel : annuler une transaction).