Une fois les fiches des adhérent(e)s importé(e)s, ou après une création de fiche "manuelle", vous pourrez activer les abonnements et/ou carnets de séances, puis ajuster les dates et autres caractéristiques si nécessaire.
Selon les cas, vous pourrez activer les offres en mode "offert" car un encaissement a déjà eu lieu dans un ancien logiciel, ou il faudra programmer l'encaissement des échéances restantes et insérer la méthode de paiement.
Important : pour ne pas envoyer un nouveau contrat inutilement, alors que vous allez modifier les dates après son activation. Veuillez bloquer temporairement les mails de l'adhérent(e)s en cliquant sur "Souhaite ne plus recevoir de mail"
Pour les abonnements à durée fixe, abonnements récurrents et les carnets de séances déjà payés : leur activation se fait en mode "offert" pour ne pas générer de facture en doublon ni de nouveau contrat
Pour les abonnements récurrents avec paiement mensualisés, et les abonnements à durée fixe ou les carnets de séances avec une ou plusieurs échéances restantes : il faut rentrer une méthode de paiement pour programmer les prochaines transactions
Menu -> Adhérents -> "Nom d'un(e) adhérent(e)" :
I - Activer les formules sur les fiches
A - Activer une formule en mode gratuit (abonnements, carnets de séances)
1 - A partir de la fiche adhérent, cliquer sur le "+" en haut à droite pour activer/vendre l'abonnement
2 - Sur le formulaire de vente "Nouvel achat" : mettre le prix remisé et les frais d'inscription à zéro "0", voir le tuto rapide (temps de lecture 2min)
3 - Choisir symboliquement une méthode de paiement pour "Règlement" et "Premier règlement" (espèces, chèques ou autre moyen de paiement "hors ligne"), valider pour arriver sur le récapitulatif de commande
4 - En bas de la page "Récapitulatif de commande" cliquer sur "Payer" pour associer la formule à la fiche de l'adhérent(e)
B - Activer une formule en programmant les échéances restantes
1 - A partir de la fiche adhérent, cliquer sur le "+" en haut à droite
2 - Sur le formulaire de vente "Nouvel achat" puis poursuivre à partir du point 3 correspondant à la catégorie de Formule dans un des encadré ci-dessous :
abonnements récurrents (mensuels)
abonnements à durée fixe ou carnets de séance (avec déclenchement immédiat des paiements)
abonnements à durée fixe ou carnets de séance (avec déclenchement décalé des paiements)
3 - Effacer les "Frais d'inscription" (si applicable), puis dans la case "Règlement" sélectionner "SEPA-Mollie" (ou "SEPA-Fichier"), choisir la date de "Premier prélèvement", effacer le montant du "Prorata" et choisir une méthode de paiement hors ligne ("CB-TPE", "Espèces", "Chèque"...) dans "Premier règlement", et enfin cliquer sur "Valider".
4 - Enfin, en base de la page "Récapitulatif de commande" cliquer sur "Payer" pour associer la formule à la fiche de l'adhérent(e).
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3 - Indiquer la somme total des échéances restantes dans "Prix remisé" (et effacer les "Frais d'inscription" si applicable), sélectionner le moyen de paiement dans "Règlement" puis le nombre d'échéances restantes dans "Etaler les paiements", et enfin cliquer sur "Valider".
4 - Enfin, en base de la page "Récapitulatif de commande" cliquer sur "Payer" pour associer la formule à la fiche de l'adhérent(e).
3 - Indiquer la somme total des échéances restantes dans "Prix remisé" (et effacer les "Frais d'inscription" si applicable), dans la case "Règlement" choisir "Encaissement personnalisé", et choisir "Non" pour "Etaler les paiements", puis cliquer sur "Valider".
4 - En base de la page "Récapitulatif de commande" cliquer sur "Payer" pour associer la formule à la fiche de l'adhérent(e).
5 - Dernière étape : remplir le formulaire d'encaissement personnalisé avec les dates, montants et moyens de paiements.
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II - Ajuster les dates de la formule
A - Ajuster les dates d'un abonnement récurrent (mensuels)
Pour modifier les dates de début, de fin et de prochain prélèvements, dans la zone de l'abonnement actif cliquer sur les dates une première fois, puis une nouvelle fois sur la case de chaque type de date concernée, et sur "OK" pour valider.
B - Ajuster les dates d'un abonnement sans engagement à durée fixe
Pour modifier les dates de début et de fin de contrat, dans la zone de l'abonnement actif cliquer sur les dates une première fois, puis une nouvelle fois sur la case de chaque type de date concernée, et sur "OK" pour valider.
C - Ajuster la date de validité d'un carnet de séance
Pour modifier la date de validité d'un carnet de séance, à gauche de la zone du carnet, cliquer sur le bouton "Modifier" à droite de la ligne du type de séance concerné, ensuite cliquer sur la date pour pouvoir en sélectionner une autre, cliquer sur "OK".
1 - Cliquer sur les "..." en haut à droite de l'offre active puis sur "Modifier le carnet"
2 - Une popup "Date de validité" apparait : cliquer dans la case de la date pour afficher le calendrier, puis sur la date et enfin sur "OK" pour enregistrer le changement
Le changement sera mis en place immédiatement : vous pourrez voir la nouvelle date apparaitre sur le carnet actif.
III - Demander RIB par email (abonnements récurrents)
Menu -> Adhérents -> "Nom d'un(e) adhérent(e)" :
Pour envoyer la demande de RIB/IBAN par mail :
1 - Cliquer sur le bouton orange "Règlement"
2 - Sélectionner "Demander RIB par mail"
C'est terminé, l'adhérent(e) recevra le mail suivant :
Ensuite s'il clique sur le lien il pourra rentrer ses informations :
Une fois que l'adhérent(e) aura cliquer sur "Valider le changement", voici le message qui indique que la procédure s'est bien déroulée :