Une formule séance/carnet de séances à été commandée mais le carnet n'apparait pas comme actif sur la fiche (aucun crédit ne s'est distribué), deux situations possibles, soit :
le paiement à un statut "A régler" ou "Attente de paiement"
le paiement intégral ou le premier paiement est "Payé" mais le carnet n'est pas activé
A - Le paiement du carnet à un statut "A régler" ou "Attente de paiement"
Pour ces 2 cas : les crédits/séances seront distribuées sur la fiche dès que l'encaissement aura été validé.
I - Pour déclencher l'activation de la séance ou du carnet sur la fiche dont le paiement est "A régler"
Rappel : le statut de paiement "A régler" concerne les méthodes de paiement "hors ligne" ou "manuelle", comme les espèces, les chèques, coupon sport...
Adhérents -> Fiche de l'adhérent(e) -> Paiements :
1 - Cliquer sur les "..." devant la première/seule transaction au statut "A régler" puis sur "Encaisser la transaction"
2 - Pour activer le carnet sur la fiche et rendre disponible les crédits/séances, cliquer sur "Valider"
II - Pour déclencher l'activation de la séance ou du carnet sur la fiche dont la paiement apparait comme "Attente de paiement"
Important : le statut "Attente de paiement" indique une intention d'achat, mais il n'y a pas eu de finalisation de la commande, équivalent à un "devis" ou "abandon panier". Il est donc normal que le carnet ne soit pas actif.
La seule manière d'activer la séance ou le carnet sur la fiche est de recevoir le paiement du "devis", pour cela il est possible de cliquer sur les "..." devant la transaction puis "Envoyer par mail" ou si la personne est présente sur "Page de paiement"
B - Le paiement intégral ou le premier paiement est "Payé" mais le carnet n'est pas activé
Cela indique que la formule correspondante est mal configurée, il existe 2 cas possibles.
Important : la correction de la formule n'impactera que les prochaines ventes, il faudra corriger manuellement les fiches qui auraient acheté les offres mal configurées.
Identifier les 2 types de séance/carnet mal configurés via "Les formules", si la ligne de l'offre :
la mention "Crédit(s) : X Accès à une séance" (par exemple) n'est pas présente
la mention "Restrictions d'accès" est présente
Plusieurs exemples d'offres : la première est correctement configurée, la seconde et la troisième sont problématiques.
I - Corriger une formule où la mention "Crédit(s)(...)" est absente
Cas : vous avez oublié d'indiquer la quantité et le type de crédit(s). Il faut simplement les ajouter dans la formule.
Configuration -> Les Formules -> "Nom de la formule à corriger" :
1 - Cliquer sur le nom de la formule pour accéder à sa configuration
2 - Dans la partie "Crédit(s)" : renseigner le nombre de séances / crédits puis choisir le type dans le menu déroulant du milieu et enfin la durée de validité
3 - Pour terminer la correction de l'offre cliquer sur "Enregistrer"
Votre formule séance/carnet de séances est corrigées : les prochaines ventes distribueront les séances dès la validation du paiement.
Pour ajouter la séance ou le carnet de séances sur la fiche de l'adhérent(e) : veuillez suivre la procédure indiquer dans la troisième partie plus bas.
II - Corriger une formule où la mention "Restriction d'accès" est présente
Cas : vous avez commencé à créer la formule en abonnement avant d'en changer le type ou la quantité et le type de crédit ne sont pas définis.
Configuration -> Les Formules -> "Nom de la formule à corriger" :
1 - Cliquer sur le nom de la formule pour accéder à sa configuration : si le "Nombre" et le "Type de crédit" ne sont pas indiqués poursuivre l'étape 2 dans le tuto ci-dessus "I - Corriger une formule où la mention "Crédit(s)(...)" est absente" ; si le nombre et le type sont indiqués passer à l'étape 2 ci-dessous
2 - Cliquer sur le "Type" de l'offre pour indiquer "Abonnement" : puis cliquer sur la corbeille à droite de la ligne "Restriction d'accès"
3 - Ensuite remonter vers le "Type" puis sélectionner à nouveau "Séance, carnet de séance" puis cliquer sur "Valider" pour corriger l'offre
Votre formule séance/carnet de séances est corrigées : les prochaines ventes distribueront les séances dès la validation du paiement.
Pour ajouter la séance ou le carnet de séances sur la fiche de l'adhérent(e) : veuillez suivre la procédure indiquer dans la troisième partie juste en dessous.
III - Corriger la fiche de l'adhérent : activer les séances/crédits sans refacturer
Cas : comme le premier encaissement ou l'encaissement total a déjà eu lieu, mais avec une formule mal configurée, pour activer le carnet et distribuer les crédits/séances il faut l'activer en mode "offert".
Adhérents -> Fiche de l'adhérent(e) :
1 - Cliquer sur le "+" à droite de la mention "En cours" puis sur "Séances offertes"
2 - La fenêtre "Offrir des crédits" se déclenche : choisir le "Nombre de crédits", le "Type de crédit", la "Date de validité" (optionnel), puis indiquer le nom de la formule dans "Note"
3 - Pour terminer l'activation du carnet et déclencher la distribution des séances / crédits sur la fiche cliquer sur "OK"