A savoir : Le système de prélèvement sur caution automatique est une option payante. Pour pouvoir bénéficier du système de caution automatique, vous devez avoir une formule Business avec un compte Mollie actif.
Le système de caution permet de faciliter la gestion des cautions. Vous avez la possibilité de rendre la caution obligatoire ou non et donc de faciliter la gestion des impayés.
Important : La caution avec prélèvement automatique de l'impayé ne s'applique qu'aux clients actifs ayant un abonnement en prélèvement SEPA. La caution par carte bancaire est valide jusqu'à la date d'expiration de la carte bancaire.
1 - Activer le module
Pour activer le module "Caution", vous devez faire une demande à l'adresse [email protected].
Une fois activé, vous pourrez choisir de rendre la caution obligatoire pour tout les clients actifs ayant un abonnement en prélèvement SEPA.
2 - Modifier vos Mentions légales
Dans le cadre de la mise en place du système d'automatisation de l'impayé via l'empreinte bancaire en caution, vous devez modifier vos conditions générales de vente.
Exemple à mettre dans votre contrat :
Fonctionnement de la caution par carte bancaire
En acceptant les termes et conditions de notre service, le client consent à la mise en place d'une caution via sa carte bancaire. Cette caution est destinée à garantir le paiement des sommes dues par le client dans le cadre de nos services. Aucun montant ne sera débité initialement lors de la mise en place de cette caution. Toutefois, en cas d'impayé ou de non-respect des obligations financières du client envers notre société, un prélèvement du montant dû pourra être effectué directement sur la carte bancaire enregistrée. La validité de cette caution est limitée à la date d'expiration de la carte bancaire utilisée. Il est de la responsabilité du client de nous informer en cas de changement de sa carte bancaire ou de sa date d'expiration. En l'absence d'une carte valide, la caution ne pourra être honorée.
3 - Choisir le comportement
Aller dans Configuration => Paramètres => Paramètrage des abonnements
Caution sans obligation : Le système de caution est disponible sur chaque fiche adhérent et vous permet d'enregistrer une caution par carte bancaire ou par chèque. Si la caution est manquante, alors il ne se passe rien.
Obligatoire et bloquante : Si le client n'a pas de caution alors qu'il a un abonnement en prélèvement SEPA, alors il sera bloqué pour les réservations et le contrôle d'accès.
Obligatoire mais non bloquante : Si le client n'a pas de caution alors qu'il a un abonnement en prélèvement SEPA, alors il ne sera pas bloqué pour les réservations et une alerte non bloquante s'affichera à chaque passage de contrôle d'accès.
4 - Enregistrer une caution
Sur la fiche d'un adhérent, il est donc possible d'enregistrer une caution par carte bancaire ou par chèque.
Enregistrer une caution : Permet d'enregistrer une carte bancaire qui servira de caution en cas d'impayé.
Demande de caution par mail : Envoyer un email au client pour lui demander de renseigner la caution par carte bancaire
Demande de caution par SMS : Envoyer un SMS au client pour lui demander de renseigner la caution par carte bancaire (vous devez avoir du crédit SMS)
Caution par chèque : Permet d'enregistrer une caution par chèque. La gestion de l'impayé ne sera pas automatisée.
5 - Lister les adhérents n'ayant pas de caution
Vous pouvez rechercher l'ensemble des adhérents qui n'ont pas de caution et pourquoi pas leurs demander une caution par email en un clic.
Dans la recherche adhérent, sélectionner le filtre "Caution manquante".
Tous les adhérents n'ayant pas de caution et ayant un abonnement actif en prélèvement seront affichés. Vous pouvez utiliser l'action groupé "Demande de caution" pour leurs envoyer l'email de demande de caution.